ניהול תיבת הדואר

כמה זמן אתם מבלים בניהול הודעות הדואר? שעה? שלושים דקות? אולי חצי יום? 🧐

בעוד הודעות מייל אמורות להקל על התקשורת, נראה לי שלפעמים הן הופכות לכלי אנטי-פרודוקטיבי אם לא יודעים להשתמש בהן נכון.

הנה כמה טיפים לניהול נכון של הודעות מתוך שיטת Visual Pathways™:

1. עבדו הודעות שלוש פעמים ביום, למרות שאני בודק את הדואר שלי יותר פעמים ביום רק כדי להיות מודע למתרחש, אני לא תמיד מתייחס אליהן מיד. רוב ההודעות שאני מקבל יכולות לסבול דיחוי של כמה שעות לעיתים גם ליום שלמחרת

2. כדי שתיבת הדואר לא תעלה על גדותיה, זמנו טיפול בהודעות שאינן חשובות ליום אחר בשבוע ע״י הפעלת Snooze, תכונה הקיימת ברוב שרותי הדואר הפופולריים

3. הקדשו מסגרת זמן בלוח התכנון היומי למענה וטיפול, הודעות המכילות פעולות לביצוע יעברו לרשימת המשימות שלי

4. תעדפו את ההודעות אליהם אתם מכותבים באופן ישיר (TO:) ואז המשכו לאילו שבהם אתם רק המכותב (CC:)

5. השתמשו במסננים וחוקים כדי לסמן בצבע או תגיות הודעות דואר חשובות מלקוחות, לקוחות פוטנציאלים או הבוס. הסימון יאפשר לכם להתמקד קודם כל בהודעות להן יש חשיבות גבוהה

6. לא צריך לענות כל הודעה, במיוחד לאילו שאתם רק המכותבים

7. אני מקבל כמה עשרות הודעות שיווקיות בשבוע, רובם אינן מעניינות אותי. כדי להפחית את כמות ההודעות שתקבלו בעתיד, השקיעו דקה בפעולת ״הסר אותי מהרשימה״

8. במידה והמענה למייל אינו עולה על שלוש דקות ענו מייד. אל תתנו להן לשבת בתיבת הדואר שלכם ולהעלות אבק

9. בטלו Push notification, אתם לא בפרויקט המאה לשיגור אסטרונאוטים למאדים. הסחות הדעת מסוג זה רק יפריעו לכן להתמקד במטרתכם

10. התקשרו! לא הכל מתאים למייל, שיחה אחת של כמה דקות יכולה לחסוך לכם התכתבות חוזרת ונשנת – בעיקר אם מדובר בנושא חשוב

בתמונה תיבת הדואר שלי נכון לרגע זה