קצת על תכנון ועוד טיפים ליעילות

לעיתים רבות אני נשאל איך אני מנהל את היום והמשימות ולא נקבר תחת ערמות של ״דברים״, משתף.

אני מציב לעצמי יעדים אישיים ומקוצועיים בכמה רמות - לחיים, שלוש שנים קדימה, חודש, שבוע ויום. זה ממקד אותי בעשייה שיש לה ערך. הם כל הזמן גלויים מול העניים שלי ולא חבויים בתוך מגרה או קובץ - פשוט מול העניים.


מאחר ויש לי מטרות ברורות אני יכול לתכנן, מצאתי דרך שעובד לי בצורה אופטימלי.

להלן העקרונות:

עבור כל פרויקט או נושא בהם אני מעורב אני סוגר ביומן שעות לביצוע - מתועדפות על פי היעדים, המטרות המחויבויות ,והחלומות שלי.


בתוך מסגרות הזמן אני עובד בבועות זמן מוגנות.

בועות זמן מוגנות - בקצרה: מגדירים זמן ביצוע למשימה או מספר משימות בהתאם לחשיבותן, בזמן הביצוע מתעלמים מכל הפרעה שמנסה להסיח את דעתנו. לאחר סיום בועת הזמן המוגנת, ניתן להתייחס להפרעות שנצברו במשך שלא יותר מ 7 דקות. לכל בועת זמן מוגנת יש זמן משתנה - הן לא קבועות.

ניהול משימות - בתוך מערכת משימות ולא ביומן, כל משימה שאני רוצה לבצע מקבלת שני ערכים : ערך וגודל. הערך מציין את תרומתה של המשימה לפרויקט/נושא - עד כמה היא מקדמת אותו. מ 1 ועד 3. גודל מתייחס למאמץ באופן כללי הנדרש לבצע אותה. מ 1 ועד 3, אני משדל שלא יהיו לי משימות בעלות גודל 3 ומעדיף לחלק אותן לקטנות יותר.

כמו כן, ישנם משימות שמוגדרות כנצחון מהיר - דברים שניתן לעשות בפחות מ - 3 דקות, אילו המשימות שאני מבצע בתחילת היום וסה״כ לא מקצה להן יותר מ - 30 דקות ביום.

משימות להן יש תאריך יעד ספציפי מבוצעות לפני כולן.

תכנון יומי

המטרה העיקרית של התכנון היומי היא לאפשר למוח סקירה ברורה ותצוגה רחבה יותר של היום העומד לפניך. תכנון יומי נעשה בתחילת היום, עוד לפני שקראת מייל אחד, התחייבת לדבר מה, או התחלת לעבוד על משהו. אם תהפכי זאת להרגל – היום שלך יראה טוב יותר. וכן, יכול מאוד להיות שאנשים לא יקבלו מכם תשובה במייל עכשיו ומייד, אלא יצטרכו להמתין לה. בעזרת תכנון יומי אפשר להיות עם יד על הדופק בנוגע למשימות שטרם הושלמו, כאלה שנמצאות בהמתנה, או משימות שאתם תקועים איתן או מתקשים לבצען.

אנשים רבים מחשיבים את ארוחת הבוקר לארוחה החשובה ביותר ביום. ניתן לדמות את התכנון היומי לארוחת הבוקר. יש להתייחס אליו כאל זמן מיוחד – זה המקום שבו כל הדברים מתחילים ונוצרים ליום הקרוב, וככל הנראה יגדיר כמה מצליח יהיה היום. פרויקטים מתוכננים לפעמים במשך שבועות או חודשים, וכך גם צריכים להיות היום שלכם.


התוכנית היומית מורכבת מרשימת פעילויות מוגדרות מראש שאני מבצע בתחילת כל יום. רצוי להדפיס אותה בכמה העתקים לכל יום בשבוע או ליצור תבנית משימות החוזרת על עצמה. רוב מערכות ניהול המשימות מאפשרות להגדיר משימות החוזרות על עצמן אחת ליום. חשוב מאוד כי התכנון היומי יורכב מרשימה ברורה של דברים שאתם עושים, בדיוק כמו בדיקה של מטוס לפני שהוא ממריא – צ׳ק ליסט.


לאחר שתסיימו את התכנון היומי ישתחרר לחץ מסוים, ואז תוכלו לטפל בדברים בצורה נינוחה יותר. יהיה לכם קל לכם להשוות בין כל המשימות ולהחליט על התעדוף הנכון. השקפתם אל האופק, בניתם את השביל ועכשיו אתם יודעת בביטחון רב יותר מה עליך לעשות. תכנון יומי נמשך שלושים עד ארבעים וחמש דקות, אך ייתכן כי בשבועות הראשונים יידרש זמן רב יותר עד שתתרגלט ותדעו כיצד לבנות את הרשימה המנצחת.


חשוב כי בסיום התכנון היומי רשימת המשימות תתועדף בהתאם לסדר החשיבות הרלוונטי לפרויקטים ולנושאים שאתם מטפלת בהם. הנה רשימה שהרכבתי על סמך ניסיוני, וממנה תוכלו לבנות את משימת תכנון הבוקר שלכם. אני ממליץ כי תכינו רשימה המתאימה עבורכם.

  1. סקירת יומן. יש לכם פגישה מחוץ למשרד? עדכנו בווייז את היעד ואת שעת ההגעה. רצוי להקדים בעשרים דקות כדי להתארגן לפני הפגישה, לאסוף דברים לתיק, למצוא חנייה ועוד. וייז יעדכן מתי לצאת בהתאם להצטברות התנועה על הכביש.

  2. ודאו כי האנשים שאתם נפגשים איתם יודעים כי הפגישה מתקיימת וכי הם אישרו אותה. אפשר לראות בכל יומן ממוחשב מי אישר את הפגישה ומי דחה אותה.

  3. סקירת תיבת המייל, הוואטסאפ או כלי תקשורת אחר שאתם משתמשים בו. אם אפשר לענות למייל בזריזות, דקה־שתיים – ענו . אם לא, הוסיפו לרשימת המשימות את הפעילות הנדרשת למענה על המייל.

  4. סקרו את מסגרות הזמן של יום האתמול. האם כל הקצוות סגורים? אם נזכרתם במשהו שהיה צריך להיעשות, העבירו אותו לביצוע היום בהתאם לעדיפויות.

  5. אתרו ניצחונות מהירים ברשימת המשימות ושימו אותם בראש סדר העדיפויות.

  6. סרקו את תוכניות הפרויקטים והקריאו לעצמך בקול רם את היעדים ואת המטרות שלכם. האם רשימת משימות היום מקדמת אותם?

  7. הכינו רשימה של אנשים שאתם צריכים להתקשר אליהם.

צעדים אלו נועדו למקד אותכם. הרשימה נראית מייגעת וארוכה? אין מה לעשות – כדי לנהל את הזמן באופן יעיל אתם צריכים להשקיע זמן. קרטה לא לומדים מקריאה בספר, וגוף מחוטב לא מקבלים מצפייה במשחקי כדורגל – יש להתאמץ, כי על ראש ההר לא נופלים; צריכים לטפס עליו.


אתם צריכה להחליט – או שהיום ישלוט בכם או שאת תשלטו ביום!

בתמונה, דוגמא למסגרות הזמן שאני מקצה ביומן לכל שבוע - בצבע אפור.